Tuy nhiên, đấy không phải là phương thức "tác nghiệp" của tất cả các báo nếu không nói là phần nhiều các báo. Ở những tờ báo sống bằng thông tin thật, thông tin mới và sự tin cậy của bạn đọc, tư liệu mới, chính xác bao giờ cũng giữ vị trí hàng đầu. Sự kiện càng quan trọng, tư liệu và nguồn tư liệu càng phải chuẩn xác. Một tư liệu được người đọc tin cậy khi nó có thể kiểm chứng được. Thường thì nguồn tư liệu này từ một người cụ thể, có trách nhiệm phát ngôn, tốt nhất là trong một bối cảnh chính thức. Đó là một nhu cầu khách quan trong hoạt động báo chí hiện đại. Bởi thế, chức danh Người phát ngôn ra đời.

Ở nước ta cũng như ở nhiều nước, từ lâu đã có chức danh "Người phát ngôn Bộ Ngoại giao" được ủy quyền đưa ra một thông tin, một quan điểm nào đó của Bộ Ngoại giao. Mặc dù chỉ là lời nói của một cán bộ cấp vụ trưởng, có khi chỉ ở cấp vụ phó nhưng vì đó là thái độ chính thức của bộ nên tiếng nói của Người phát ngôn Bộ Ngoại giao rất được báo chí coi trọng, coi đó là thông tin chính thức của Nhà nước ở mức thấp, có thể sử dụng với độ tin cậy cao. Rút kinh nghiệm từ hoạt động của Người phát ngôn Bộ Ngoại giao, hơn chục năm trước, Chính phủ đã có quy định các bộ, ngành, địa phương tóm lại là ở mỗi cơ quan Nhà nước đều có một người phát ngôn với chức năng cung cấp thông tin chính thức cho báo chí. Gần đây, quy định đó còn được nhắc lại trong một văn bản khác của Chính phủ. Theo tinh thần này, để tránh những thông tin dò đoán sai lạc và tạo thuận lợi cho hoạt động của các nhà báo, khi có một vấn đề hoặc sự kiện nào đó, người phát ngôn của cơ quan, đơn vị hay địa phương liên quan sẽ chủ động gặp gỡ, cung cấp thông tin chính thức cho báo chí sử dụng.

Nhưng không phải cơ chế phát ngôn này đã được triển khai đều khắp, có chất lượng, hiệu quả. Trước hết, cần thừa nhận, thực hiện cơ chế người phát ngôn, nhiều ngành, địa phương, đặc biệt là các đơn vị lớn đã thường xuyên tổ chức họp báo (gồm cả họp báo trực tuyến), thành lập cổng thông tin điện tử và nhiều hình thức thông tin khác tạo điều kiện thuận lợi cho báo chí, giảm đáng kể những thông tin sai lạc do không tiếp cận được nguồn tin chính thức. Rất nhiều sự kiện, nhờ có cơ chế người phát ngôn nên thông tin đến với người đọc chính xác, kịp thời hơn. Tuy nhiên, không phải là tất cả nếu không nói rằng, không nhiều cơ quan, đơn vị thực hiện tốt cơ chế người phát ngôn Nhiều nơi không thực hiện nghiêm chỉnh cơ chế này, để xảy ra nhiều sự cố đáng tiếc trong lĩnh vực thông tin, dư luận. Có thể nói rằng đến 40% bài báo không chính xác, thậm chí viết sai sự thật là do nguyên nhân này.

Có một thực tế là trước nhiều sự kiện "nóng" như sữa bột, thực phẩm nhiễm độc, giá thuốc bệnh ngày càng cao, tai nạn giao thông nghiêm trọng, cách xử lý không phù hợp trước một vụ tranh chấp… sau khi báo chí lên tiếng rất lâu, cơ quan quản lý liên quan vẫn im lặng. Sự im lặng đó nhiều khi kéo dài, và trong cuộc sống hiện đại vốn rất nhiều sự kiện chồng chất, chúng dần rơi vào quên lãng. Những cụm từ như "Sự việc đang được làm rõ", "Khi nào có kết luận chính thức, chúng tôi sẽ thông báo" quen thuộc khiến cho đến lúc này, người ta vẫn không biết có hay không, đã xử lý đến đâu những sự việc như hành phi bằng dầu bẩn, thịt thối thành nguyên liệu chế biến giò chả, đường dây ăn cắp xăng, đường dây đẻ thuê, sự cố vỡ các đập thủy điện nhỏ… mà báo chí từng nêu. Có thể có những sự việc phức tạp, cần nhiều thời gian để làm sáng tỏ nhưng không thể chỉ ra sự tắc trách, thái độ trốn tránh, đổ lỗi lẫn nhau của không ít cơ quan, đơn vị. Cũng như thế và thêm vào đó là trình độ non kém, sợ trách nhiệm, lười biếng hoặc không được tiếp cận kịp thời thông tin, thái độ coi thường dư luận của một số người có trách nhiệm phát ngôn.Trong một môi trường báo chí hiện đại, cơ chế người phát ngôn là rất cần thiết. Thực hiện tốt cơ chế này không chỉ là điều kiện để các cơ quan báo chí thực hiện đúng chức năng của mình, mà nó còn có lợi cho hoạt động của các đơn vị, doanh nghiệp như được cảnh báo, định hướng kịp thời cũng được hưởng lợi, bạn đọc được cung cấp thông tin minh bạch, chính xác, có định hướng và như vậy là báo chí đã góp phần tích cực vào sự nghiệp phát triển đất nước và rõ ràng, việc thực hiện nghiêm túc cơ chế người phát ngôn không chỉ với các nhà báo.